Gérer une situation disciplinaire : comment poser un cadre sans se mettre en risque ?

Sanctionner un salarié ? Toute entreprise, à un moment ou un autre, est confrontée à des comportements inadaptés, à des écarts répétés, voire à des fautes graves. Face à ces situations, agir est indispensable… mais encore faut-il le faire dans les règles.

Le disciplinaire n’est pas un gros mot. C’est un outil de pilotage RH à part entière, qui permet de rappeler les fondamentaux de la relation de travail, de préserver l’équilibre collectif, et d’éviter que les situations ne dégénèrent. À condition de savoir s’y prendre.

Ce que couvre (vraiment) le disciplinaire

Le terme « disciplinaire » désigne l’ensemble des mesures qu’un employeur peut prendre pour réagir à un comportement fautif d’un salarié. Cela peut aller du simple rappel à l’ordre, sans conséquence formelle, jusqu’au licenciement pour faute grave ou lourde.

Chaque étape correspond à un niveau de gravité… et obéit à des règles précises en matière de procédure, de délais et de preuves.

Les différentes étapes du disciplinaire

Le rappel à l’ordre : prévenir plutôt que guérir

C’est le premier niveau d’alerte. Il permet de recadrer un comportement sans enclencher une sanction formelle.

• Quand l’utiliser ? Retards ponctuels, non-respect léger des consignes, erreurs isolées.
• Sous quelle forme ? Échange oral ou écrit (préférable pour garder une trace). Inscription possible dans le dossier du salarié.
• Impact ? N’a pas le statut de sanction disciplinaire.

À faire : rester factuel, poser les attentes pour la suite.

L’avertissement : le premier niveau de sanction

C’est une sanction officielle, notifiée par écrit. C’est un rappel formel au salarié sur son comportement ou ses performances.

• Quand l’utiliser ? Pour des faits de faible gravité ou en première occurrence.
• Procédure ? Pas d’obligation d’entretien préalable, mais conseillé pour le dialogue. Une identification des faits en amont est impérative.
• Contenu ? Notification écrite précisant les faits reprochés + mise en garde sur les conséquences d’une récidive. Cette notification peut se faire par LRAR, remise en main propre contre décharge ou même par mail.

La notification doit être envoyée ou remise dans un délai de 2 mois maximum à compter du jour où l’employeur a eu connaissance des faits qu’il considère comme fautifs

La mise à pied disciplinaire : suspendre le contrat

C’est une sanction lourde : le salarié est suspendu temporairement de ses fonctions, sans rémunération. Cette sanction intervient pour des faits plus graves et/ou répétitifs.

• Procédure obligatoire :
  1. Convocation à un entretien préalable (LRAR ou en main propre contre décharge)
  2. Entretien avec explication des faits et écoute du salarié
  3. Notification de la sanction par courrier précisant la durée de la mise à pied
• Durée ? Précisée dans la lettre.
• Exemples ? Refus d’obéissance, comportement irrespectueux répété.

À ne pas confondre avec une mise à pied conservatoire, en cas de licenciement pour faute grave. A l’instar de l’avertissement, il faut respecter le délai de 2 mois pour la convocation.

La mise à pied conservatoire : suspendre en attendant une décision

C’est une mesure provisoire qui permet de retirer immédiatement le salarié de son poste lorsque les faits reprochés sont d’une gravité telle qu’ils rendent impossible son maintien dans l’entreprise pendant la procédure disciplinaire.

Contrairement à la mise à pied disciplinaire, ce n’est pas une sanction, mais une mesure d’attente. Elle prend fin dès que la sanction définitive est prononcée.

• Procédure à suivre :
  1. Notification immédiate de la mise à pied conservatoire (écrite, pour traçabilité)
  2. Engagement sans délai de la procédure disciplinaire classique (convocation à entretien préalable)
  3. Notification de la sanction finale (ex : licenciement ou non)
• Rémunération ? Le salarié n’est pas payé pendant cette période si elle est suivie d’un licenciement pour faute grave ou lourde. Si ce n’est pas le cas, l’employeur doit régulariser le salaire a posteriori.
• Exemples ? Soupçon de vol, violence verbale ou physique, insubordination majeure… dès lors que le salarié ne peut plus rester en poste le temps de la procédure.

Bon à savoir : une mise à pied disciplinaire peut tout à fait être prononcée après une mise à pied conservatoire.

Le licenciement : rompre le contrat

C’est la mesure la plus engageante : rupture du contrat pour faute.

• Trois niveaux de faute :
  1. Faute simple : retards répétés, négligence légère → préavis + indemnités.
  2. Faute grave : Insubordination grave, vol … Fait qui rend impossible le maintien dans l’entreprise → rupture immédiate, pas d’indemnités, mais droit au chômage.
  3. Faute lourde : Faute d’une gravité exceptionnelle avec intention de nuire → pas de préavis, pas d’indemnités de licenciement, pas de chômage.
• Procédure stricte :
  1. Convocation à un entretien (délai de 2 mois à respecter, LRAR ou en main propre contre décharge)
  2. Réalisation de l’entretien : recueil des explications du salarié
  3. Délai de réflexion
  4. Notification de la sanction (sous 2 à 5 jours par courrier avec AR), avec précision de la faute et des droits du salarié (indemnités, préavis).

Points clés à retenir :

Toujours rester factuel, documenter les faits, respecter les délais et garantir une écoute impartiale.

Les règles à ne surtout pas négliger

Le disciplinaire est un terrain sensible, car il peut engager la responsabilité juridique de l’entreprise. Voici les 3 erreurs à éviter absolument :

Discriminer

Sanctionner un salarié en lien (direct ou indirect) avec son origine, son genre, son âge, un handicap, etc., est illégal et lourdement sanctionné.

Aller trop fort, trop vite

La sanction doit être proportionnée à la gravité des faits. Un licenciement pour un unique retard non justifié ? Irrégulier et potentiellement coûteux.

Manquer de preuves

Sans éléments concrets (mails, témoignages, comptes rendus…), la sanction est contestable. Il faut pouvoir documenter les faits.

Posture managériale : fermeté, clarté, humanité

Un disciplinaire bien mené, c’est aussi une question de posture :

• Donner du feedback régulier, en amont
• Préparer ses entretiens pour rester calme et structuré
• Être cohérent et transparent auprès des équipes pour éviter les rumeurs
• Soigner l’offboarding, même en situation tendue

Un salarié qui comprend les raisons d’une sanction (même d’un départ) est bien plus susceptible d’accepter la décision et d’en tirer des enseignements.