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Qu’est-ce qu’un entretien annuel & un entretien professionnel ?
Ces deux types d’entretien sont souvent confondus par les managers et par les équipes.
Or, ils ont des finalités bien distinctes, et l’obligation légale ne concerne que l’un des 2. Oui, mais lequel ??
Aussi surprenant que cela puisse paraître car moins connu des entreprises, c’est bien l’entretien professionnel qui est légalement obligatoire depuis 2014 📕.
Il doit avoir lieu tous les 2 ans, au moment de la date anniversaire du collaborateur dans l’entreprise. Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont concernées par cette obligation.
(en cas de non-respect de l’obligation légale, la sanction consiste à verser des dommages & intérêts - entreprises < 50 salariés, ou abonder le Compte Personnel de Formation à hauteur de 3000€ par salarié - entreprises > 50 salariés)
🔭 La vocation de l’entretien professionnel
Est d’aborder le projet professionnel du collaborateur, autrement dit ses souhaits et perspectives d’évolution et de formation. Ce sont généralement les Ressources Humaines qui assurent en direct ces entretiens.
Les informations sur les dispositifs tels que la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience) et le CPF (Compte Personnel de Formation) doivent être communiquées au collaborateur au cours de l’entretien professionnel.
La récurrence des 2 ans est adaptée dans certains cas : congé maternité, congé parental, arrêt maladie de longue durée… (pour aller + loin : article L6315-1 du code du travail). Vous devrez programmer un entretien au retour du collaborateur.
🤝 L’entretien annuel
Il a, de son côté, vocation à évaluer les performances du salarié. Il s’agit en effet de faire un état des lieux de l’année écoulée, et de se projeter ensemble pour l’année à venir. C’est au manager de prendre les choses en main et de mener l’entretien
C’est un temps fort de l’année, à la fois pour le manager et le collaborateur.
Longtemps diabolisé, il a même souvent fait peur à l’un comme à l’autre, tant il était vu comme LE moment de l’année où on réglait ses comptes ou demandait une augmentation.
STOP ⛔
À l’heure où les entreprises font évoluer leur process et leurs méthodes, il est grand temps de revoir les entretiens et d’en faire un moment d’échange, de construction commune et de partage !
Pour cela, plusieurs règles d’or à connaître et à mettre en application 👇🏼
Les règles d’or à respecter pour les entretiens annuels & professionnels
- Construire une trame commune à toute l’entreprise (1 pour l’EA et 1 pour l’EP) : cela est indispensable pour assurer l’égalité au sein des équipes.
- Impliquer les managers dans le process : si vous voulez obtenir leur adhésion et faire en sorte qu’ils s’impliquent réellement dans ce projet, il est important de recueillir leurs besoins, ce qu’ils souhaitent évaluer, faire vivre la trame chaque année
- Mettre les trames à disposition de tous (drive…) : le fait que ces documents soient accessibles à tous et qu’ils deviennent un outil de management partagé permet d’ancrer les entretiens dans le quotidien de l’entreprise et d’en faire un réflexe.
- Faire un rétroplanning pour l’année : ces moments forts de l’année prennent du temps. Il est donc essentiel de programmer ces phases d’entretien.
Les entretiens annuels se déroulent par session, en général en fin d’année ou tout début d’année. En effet, il s’agit de faire le bilan de l’année et de se projeter pour l’année à venir. Charge à vous de définir le bon calendrier selon les habitudes de votre entreprise.
Les entretiens professionnels quant à eux sont déterminés par la date d’ancienneté du collaborateur. Ils s’étalent donc en principe toute l’année.
Communiquer avec vos équipes :
👉 avec les managers : les accompagner s’ils en ressentent le besoin, faire une piqûre de rappel sur l’objectif de chaque entretien
👉avec les collaborateurs : informer sur les périodes d’entretien, les objectifs, l’implication essentielle de chacun
👉 message global : les EA & EP ne sont plus (comme il y a quelques années encore) les seuls temps forts de l’année pour s’exprimer et communiquer avec son manager. Il est primordial de le faire toute l’année et de ne pas contenir ce qui ne va pas pendant 1 an. Sinon, ces entretiens sont redoutés tant par les collaborateurs que par les managers!
Les EA et EP sont un temps d’ÉCHANGE entre le collaborateur et le manager. En principe, pas de surprise sur ce qui va et ce qui ne va pas. Il doit juste s’agir d’un récapitulatif et d’un ajustement.
Préparer vos entretiens :
Pour les EA : envoyer un mail global pour annoncer le lancement des sessions d’entretiens
Envoi d’1 mail individuel contenant :
👉 la trame pour que chacun puisse préparer : il est essentiel que le collaborateur comprenne qu’il a sa part à faire dans la préparation du RDV. Il ne doit pas être passif le jour J et s’attendre à ce que le manager fasse uniquement de l’info descendante.
👉 plusieurs propositions de dates : laisser au moins 15j pour la préparation.
👉 indiquer que le manager reste à disposition pour toute question avant l’entretien.
Ayez pour réflexe de vous baser sur les objectifs fixés au collaborateur pour l’année qui vient de s’écouler. Cela vous permet d’avoir un regard objectif sur les performances.
Identifier les points forts, axes d’amélioration et proposition de plan d’actions (valable pour le collaborateur et le manager)
Assurer un suivi
L’objectif des entretiens est que cela serve à quelque chose, pas juste à remplir son obligation légale ! Nous préconisons donc de :
👉 LIRE le contenu des entretiens : beaucoup d’éléments peuvent resortir, même anodins. C’est une mine d’informations !
👉 Envoyer le récap au collaborateur après l’entretien, le faire signer par les 2 parties et conserver le document. Cela peut/doit servir de base de réflexion pour l’année suivante et de preuve juridique le cas échéant
Vous l’avez remarqué, rien de sorcier !! Il ne vous reste plus qu’à mettre en place ces projets dans votre entreprise, et nous sommes bien entendu à votre disposition pour vous accompagner (rédaction de trames, piqûre de rappel auprès des équipes…) 🪄
Et la rémunération ?
Si l’entretien annuel est souvent vu comme l’occasion de négocier sa rémunération une fois par an, il n’est pas nécessaire d’attendre cet échange pour le faire.
Cela est à adapter en fonction de votre politique d’entreprise : vous avez 2 options possibles :
- 1 vague d’augmentations par an : une enveloppe globale est fixée et elle est ensuite répartie par équipe/collaborateur
- il n’y a pas de moment précis pour augmenter la rémunération des équipes. Cela se fait au fur et à mesure de l’année, en fonction des besoins, évolutions…
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