C'est quoi un processus d'onboarding ?
L’onboarding, autrement dit l’intégration d’un nouveau collaborateur, est un élément capital pour votre entreprise. Il s’agit de la période allant de la proposition d’embauche jusqu’à la fin de la période d’essai.
Cela peut donc représenter une période assez longue et autant vous dire que ça ne s’improvise pas !
Il s’agit en effet d’une phase clé, qui conditionne pour beaucoup la collaboration avec votre nouveau talent, et ce sans même que vous ne vous en rendiez compte. Pourquoi ? Les explications sont par ici 👇🏻.
Pourquoi faire 🧐
Au-delà de l’intégration dans le service et de la formation sur les outils internes, l’onboarding constitue avant tout LE moment pour : définir des objectifs et attentes réciproques, mettre en place des rituels avec son manager, rencontrer et apprendre à connaître toutes les équipes et la DG, découvrir la culture et les valeurs de l’entreprise.
Bref, vous l’aurez compris, C’EST LA BASE !!
En assurant un onboarding de qualité, vous avez déjà fait 50% du chemin pour que votre nouveau collaborateur ait envie de rester et surtout, de donner le meilleur 🙂. Et oui, la fameuse “bonne première impression” existe aussi en entreprise…
Les règles d’or pour accueillir des nouveaux collaborateurs !
Pour une intégration efficace, plusieurs règles sont à prendre en compte.
📣 La communication
Gardez le lien avec votre future recrue entre le moment où vous signez le contrat d’embauche et son arrivée. Cette phase peut être longue, il n’y a rien de pire que de se réjouir pour un nouveau poste et d’avoir un silence radio de la part de l’entreprise pendant 3 mois. Communiquez aussi en interne sur l’arrivée du nouveau collègue. Il se sentira accueilli et attendu !
🌏 L’harmonisation
L’objectif est de créer un socle commun d’intégration. Chaque nouveau collaborateur doit à son arrivée découvrir les bases de votre culture, cela vous permettra de créer un sentiment d’appartenance et de fierté d’autant plus fort. Evidemment, la spécificité de chaque équipe et chaque collaborateur restera intacte, mais la base sera commune et partagée.
Le parcours d’onboarding doit être à la disposition de vos managers et collaborateurs : cela permet à tous d’avoir le même niveau d’information, et d’avoir des pratiques communes lorsqu’un manager prépare l’arrivée du futur membre de son équipe.
🤹🏻 L’implication de tous
Que vous mettiez en place l’onboarding seul ou tous ensemble, il est dans tous les cas important d’impliquer les collaborateurs à un moment ou un autre du processus d’intégration.
En effet, qui de mieux placé que vos ambassadeurs internes pour parler de votre entreprise ? Les rencontres individuelles et d’équipe sont des jalons incontournables lors des premiers jours.
La Direction Générale a un rôle particulier au cours de l’onboarding : elle incarne l’entreprise, ses valeurs et pose le cadre. Il faut donc prévoir une rencontre, si possible le premier jour, pour renvoyer un signal positif au collaborateur quant à l’implication de son futur directeur.
Comment faire un bon orboarding?
Comment mettre en place le process d’onboarding ?
Maintenant que vous avez pu appréhender pourquoi la mise en place d’un onboarding est capitale, nous vous proposons de rentrer dans le détail du “Comment faire”, de manière pragmatique et rapide. Ça se passe ici 👇🏻
Gardez en tête ces 4 étapes fondamentales :
👉 Anticipez le matériel et l’administratif
Il est recommandé d’anticiper les commandes de matériel pour votre future recrue afin qu’elle ait tout à disposition le jour de son arrivée. Nous avons tous vécu un premier jour sans ordinateur, et ce n’était pas très agréable 🤗
Préparez-vous une check list des choses à organiser et commander avant son arrivée pour ANTICIPER !
👉 Gardez le lien et communiquez en interne avant l’arrivée
Les préavis peuvent être long (jusqu’à 3 mois) et l’excitation de la période des entretiens peut vite redescendre. Entretenez la flamme avec votre futur collaborateur pour garder sa motivation à vous rejoindre intacte ! N’oubliez pas également de prévenir l’ensemble des collaborateurs de l’arrivée de votre nouvelle recrue.
Voici des exemples de mail que vous pouvez envoyer la semaine avant l’arrivée du nouveau collaborateur 👇
👉 Préparez votre planning d’intégration efficace
Nous vous proposons un mémo sur les grands principes à garder en tête pour que votre planning d’intégration soit fluide, constructif et efficace.
Le premier jour (Mots d’ordre pour le manager : disponibilité & présence !)
- Accueil/petit déj : manager, équipe
- Déjeuner d’équipe ou manager
- Tour des locaux & présentation visuelle : manager
- Installation bureau, welcome pack: manager
- Présentation mentor/buddy
- Point administratif (rapide) : manager ou RH
- Rencontre DG : valeurs, culture, ambition : DG
- Présentation outils internes (rapide) : manager, collègue (mentor)
- Présentation parcours d’intégration & rituels : manager
- Temps off de lecture de documentations
- Point rapide de fin de journée pour évaluer comment se sent le collaborateur : manager
La première semaine (On se découvre et on met en confiance)
- Rituel quotidien : manager
- Rencontre de l’ensemble des équipes “Vis ma vie” : présentation, métier, interactions : l’ensemble des équipes
- Approfondir la découverte des outils internes : manager
- Commencer la découverte des outils métiers : manager & équipe
- Temps off de lecture de documentations
Le premier mois (On fixe les objectifs et on monte en puissance)
- Rituel hebdomadaire : manager
- Rituel hebdomadaire : mentor
- Objectifs individuels SMART: fixer ensemble les attendus à la fin du 1er mois : manager
- Premiers échanges avec l’extérieur : clients, partenaires… : prépa avec le mentor
- Feedbacks réguliers (dans les deux sens) : manager
Au cours des 3 premiers mois (On fait un premier bilan)
- Rituel hebdomadaire : manager
- Bilan des objectifs individuels fixés : on y est ou pas : manager
- Faire un état des lieux des réussites, des forces : manager (recensement auprès du mentor et de l’équipe en amont ?)
- Etablir un plan d’actions pour la suite : ECHANGE ++ : l’établir ensemble et le faire valider par le manager et le collaborateur pour s’assurer d’une compréhension commune : manager + mentor
- Déjeuner extérieur : CEO
Entre le 3e et le 6e mois (On prend des décisions)
- Rituel hebdomadaire ou bi-hebdomadaire selon le besoin : manager & mentor
- Point d’étape sur les objectifs individuels : manager
- Prise de décision quant à la période d’essai : manager
- Rapport d’étonnement : manager
👉 Pilotez la période d’essai de votre nouvelle recrue
Pour sécuriser la période d’essai et l’intégration de votre nouveau collaborateur, nous vous recommandons de préparer des points de passages obligatoires. Ils permettront au manager de guider au mieux la formation du nouveau, et à la nouvelle recrue de savoir où elle en est. Enfin, une période d’essai sert à valider des acquis et des aptitudes à occuper un poste. Pour prendre votre décision à la fin de la période d’essai (je valide / je renouvelle / j’arrête), préparez-vous une liste d’éléments à valider pour simplifier votre prise de décision.
Une intégration bien préparée est l’une des clés d’un recrutement réussi !
