L’onboarding, autrement dit l’intégration d’un nouveau collaborateur, est un élément capital pour votre entreprise. Il s’agit de la période allant de la proposition d’embauche jusqu’à la fin de la période d’essai. Cela peut donc représenter une période assez longue et autant vous dire que ça ne s’improvise pas ! Il s’agit en effet d’une phase clé, qui conditionne pour beaucoup la collaboration avec votre nouveau talent, et ce sans même que vous ne vous en rendiez compte.
Au-delà de l’intégration dans le service et de la formation sur les outils internes, l’onboarding constitue avant tout le moment pour cadrer la prise de poste. Par exemple, c’est le moment idéal pour définir les objectifs et attentes réciproques, mettre en place des rituels avec son manager, rencontrer et apprendre à connaître toutes les équipes et la DG, découvrir la culture et les valeurs de l’entreprise.
Les règles d’or
Pour une intégration efficace, plusieurs règles sont à prendre en compte.
- La communication
Gardez le lien avec votre future recrue entre le moment où vous signez le contrat d’embauche et son arrivée. Cette phase peut être longue, il n’y a rien de pire que de se réjouir pour un nouveau poste et d’avoir un silence radio de la part de l’entreprise pendant 3 mois. Communiquez aussi en interne sur l’arrivée du nouveau collègue. Il se sentira accueilli et attendu !
- L’harmonisation
L’objectif est de créer un socle commun d’intégration. Chaque nouveau collaborateur doit à son arrivée découvrir les bases de votre culture, cela vous permettra de créer un sentiment d’appartenance et de fierté d’autant plus fort. Evidemment, la spécificité de chaque équipe et chaque collaborateur restera intacte, mais la base sera commune et partagée.
Le parcours d’onboarding doit être à la disposition de vos managers et collaborateurs : cela permet à tous d’avoir le même niveau d’information, et d’avoir des pratiques communes lorsqu’un manager prépare l’arrivée du futur membre de son équipe.
- L’implication de tous
Que vous mettiez en place l’onboarding seul ou tous ensemble, il est dans tous les cas important d’impliquer les collaborateurs à un moment ou un autre du processus d’intégration.
En effet, qui de mieux placé que vos ambassadeurs internes pour parler de votre entreprise ? Les rencontres individuelles et d’équipe sont des jalons incontournables lors des premiers jours.
La Direction Générale a un rôle particulier au cours de l’onboarding : elle incarne l’entreprise, ses valeurs et pose le cadre. Il faut donc prévoir une rencontre, si possible le premier jour, pour renvoyer un signal positif au collaborateur quant à l’implication de son futur directeur.
Comment s’y prendre ?
Plusieurs étapes incontournables sont à respecter dans la préparation de l’onboarding.
- Anticipez le matériel et l’administratif
Il est recommandé d’anticiper les commandes de matériel pour votre future recrue afin qu’elle ait tout à disposition le jour de son arrivée (ordinateur, téléphone, bureau, badge, welcome pack…). Anticipez aussi la partie administrative pour y passer le moins de temps possible à l’arrivée de votre nouvelle recrue (contrat de travail, création de l’adresse mail, accès aux outils, déclarations aux assurances ….).
- Gardez le lien et communiquez en interne
Les préavis peuvent être long (jusqu’à 3 mois) et l’excitation de la période des entretiens peut vite redescendre. Entretenez la flamme avec votre futur collaborateur pour garder sa motivation à vous rejoindre intacte ! N’oubliez pas également de prévenir l’ensemble des collaborateurs de l’arrivée de votre nouvelle recrue.
- Préparez votre planning d’intégration
Préparez un planning pour les premiers jours et les premières semaines. Faites en sorte qu’il soit fluide, constructif et efficace. Prenez en compte la montée en compétence du collaborateur, faites les choses dans le bon ordre et laissez lui des temps de respiration pour digérer tout ce qu’il va apprendre. En tant que manager, allégez également votre planning pour vous rendre disponible à l’arrivée de votre nouvelle recrue.
- Pilotez la période d’essai de votre nouvelle recrue
Pour sécuriser la période d’essai et l’intégration de votre nouveau collaborateur, nous vous recommandons de préparer des points de passages obligatoires. Ils permettront au manager de guider au mieux la formation du nouveau, et à la nouvelle recrue de savoir où elle en est. Enfin, une période d’essai sert à valider des acquis et des aptitudes à occuper un poste. Pour prendre votre décision à la fin de la période d’essai (je valide / je renouvelle / j’arrête), préparez-vous une liste d’éléments à valider pour simplifier votre prise de décision.
Une intégration bien préparée est l’une des clés d’un recrutement réussi !
